KVKK

 

 

 

 

 

 

 

GEBZE GAZ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

Versiyon 0.1

12/10/2021

 

 

 

 

İÇİNDEKİLER

1.     GİRİŞ. 2

1.1.  Politikanın Amacı ve Kapsamı 2

1.2.  Yürürlük ve Değişiklik. 2

2.     ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ FAALİYETLER.. 2

3.     ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ. 4

2.1.  Veri Sahipleri 4

2.2.  Kişisel Veri İşleme Amaçları 4

2.3.  Kişisel Veri Kategorileri 5

4.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR.. 6

3.1.  Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler. 6

3.2.  Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar. 7

3.3.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar. 8

5.     KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI. 8

6.     VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI. 10

7.     KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ. 11

8.     KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR.. 11


 

1.              GİRİŞ

1.1.        Politikanın Amacı ve Kapsamı

1.                  6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), Gebze Gaz Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi’nin (“Gebze Gaz” veya Şirket”) Kanuna uyumluluğunun sağlanmasını ve Şirket tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.

Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde Şirket tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, Şirket tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, Şirket’in işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Şirket çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp, Gebze Gaz Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.

 

Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.

 

1.2.        Yürürlük ve Değişiklik

Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna Şirket web sitesinden http://www.gebzegaz.com/Default/tr erişilebilir.

2.              ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ FAALİYETLER

·           Personel ve İnsan Kaynakları faaliyetlerinin yürütülmesi sebebiyle kişisel veriler işlenebilmektedir.

·         İş başvurularının toplanması sırasında, çalışan adaylarının çeşitli platformlardan elde edilen kişisel verileri toplanabilmekte gerektiğinde şirketin yurtdışında bulunan merkezi ile paylaşılmakta ise de şirket politikalarına uygun olmayan veriler bakımından imha prosedürleri uygulanmaktadır.

·         Personel işe girişlerinin yapılması, özlük dosyalarının oluşturulması sebebiyle çalışanların dışındaki kişi gruplarının da kişisel verileri elde edilebilmektedir. Gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

·         Personel özlük işlerini takibi çeşitli yazılımlar ve hizmet sağlayıcıları aracılığıyla gerçekleştirilmekte ve veriler bu şekilde kayıt altına alınmaktadır. Gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

·         Personel özlük işlerinin takibi, izin süreçleri, maaş haczi süreçleri sırasında kişisel veriler elde edilebilmektedir. Gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

·         İdari işler kapsamında alt işveren işçilerinin özlük dosyası bilgilerinin alınması

·         İş kazası bildiriminin yapılması sırasında üçüncü kişilerin bilgilerinin alınması söz konusu olmaktadır. Gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır.

·           Güvenlik kameraları ile Şirket binalarının ve yerleşkelerinin bazı bölümleri izlenebilmektedir.

·           Finans ve muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi çerçevesinde, tahsilat süreçlerinin yürütülmesi bankalar ile sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ödemelerin yapılması, beyannamelerin verilmesi, faturaların kesilmesi, işlenmesi, tahsilatların yapılması, şirket yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, mali denetimlerin yaptırılması, teşvik süreçlerinin yürütülmesi, noter ve benzeri kamu kurum kuruluşları ile süreçlerinin yürütülmesi sırasında kişisel verileriniz işlenebilmekte ve paylaşılabilmektedir. Bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için Şirket üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarından yazılım desteği almaktadır. Gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek kişiler ile özel hukuk tüzel kişilerine ve yurtdışında bulunan şirket merkezine aktarılabilmektedir.

·           Sözleşmeli avukata iş devredilmesi, ilgili kişi başvurularının takibi yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi faaliyetleri kapsamında elde edilen veriler aktarılabilmektedir.

·           Bilgi teknolojileri faaliyetleri kapsamında, Şirket üçüncü taraf olan hizmet sağlayıcılarından sunucu, yazılım, donanım, bakım desteği almakta olup, gerekli güvenlik önlemleri alarak kişisel verileri paylaşabilmektedir. Şirket tarafından kullanılan yazılım ve donanımlar yoluyla kişisel veriler işlenebilmekte ve elektronik ortamda da saklanabilmektedir. 

·           İletişim, e-posta ve internet trafiğinin takibi faaliyetleri çerçevesinde e-posta içerikleri ve gönderilme tarihi gibi tüm veriler ve Şirket tesis ve yerleşkelerinde sağlanan internet erişimine ilişkin veriler toplanabilmekte, serverda saklanabilmektedir.

·           Şirketin sevkiyat süreçlerinin yürütülmesi faaliyetleri çerçevesinde, bu sürece katılan ilgili kişilere ilişkin kişisel veriler iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sipariş süreçlerinin yürütülmesi irsaliyelerin düzenlenmesi lojistik ve taşımacılık faaliyetlerinin takibi, ithalat ihracat faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilmekte ve bu sürece dahil olan üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Bu durumda ek önlemler alınmaktadır. Gerektiğinde şirketin yurtdışında bulunan merkezi ile paylaşılmaktadır.

·           Şirketin satış pazarlama süreçlerinin yürütülmesi sırasında iletişim ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, tedarikçi geliştirme faaliyetleri, tekliflerin alınması iletilmesi süreçlerinde kişisel verilerin işlenmesi söz konusu olabilmekte gerektiğinde aktarılabilmektedir.

 

3.              ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

2.1.        Veri Sahipleri

Politika kapsamındaki veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Şirket çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

1.        

Çalışan Adayı

Şirket’e CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişiler

 

2.        

Çalışan Aile

Şirkette çalışanların aile bireyleri

 

3.        

Müşteri Çalışanı

Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler veya sözleşmesel ilişki olan müşterilerin çalışanları

 

4.        

Müşteri Yetkilisi

Tüzel kişi müşterilerin yetkilileri veya gerçek kişi müşterinin kendisi

 

5.        

Tedarikçi Çalışanı

Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin çalışanları

 

6.        

Tedarikçi Yetkilisi

Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin yetkilileri

 

7.        

Yönetim Kurulu

Şirket'in yönetim kurulu üyesi gerçek kişiler

 

8.        

Hissedar

Şirket'in hissedarı/ ortağı gerçek kişiler

 

9.        

Üçüncü Kişi

Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile Şirket çalışanları harici gerçek kişiler

 

10.    

Ziyaretçi

Şirket binasına giriş yapan üçüncü kişiler

 

         

 

Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.

2.2.        Kişisel Veri İşleme Amaçları

Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

§  Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

§  Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

§  Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

§  Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

§  Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

§  İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

§  İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  İ̇letişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  İ̇ş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Talep / Şikayetlerin Takibi

§  Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

§  Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

§  Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

§  Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

 

 

2.3.        Kişisel Veri Kategorileri

Şirket tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU

AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi

Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler ve unvan, plaka

İletişim Bilgisi

Telefon numarası, adres, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler

Özlük

Çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen ve işyeri politikaları gereği özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge) Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri kapsamında dağıtılacak KKD için alınan beden bilgisi, kişilik ve liderlik testi sonuçları

Hukuki İşlem

Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler

Müşteri İşlem

Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler

İşlem Güvenliği

Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz

Fiziksel Mekân Güvenliği

Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler

Finansal Bilgi

Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler,

Mesleki Deneyim

Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerin tecrübelerine ilişkin veriler

Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Şirketimizde tutulan kamera kayıtları, fotoğraf veya video kayıtlarına ilişkin veriler

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

Adli sicil kaydıdır.

Sağlık

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisidir.

Özel Nitelikli Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile özel nitelikli kişisel veridir.

Yukarıda sayılanların dışında özel nitelikli kişisel veri işlenmemektedir.

 

4.       KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

3.1.   Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

·           Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.

·           Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.

·           Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.

·           Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.

·           Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

3.2.   Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

·           Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafından veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.

·           Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.

·           Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.

·           Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Şirket arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.

·           Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.

·           Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.

·           Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Şirket zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.

·           Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

3.3.   Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

·           Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.

·           Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına bakınız.

5.         KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.

·           Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.

·           Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

 

 

PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU

KAPSAM

AKTARIM AMACI

Kanunen Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları

Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlar

 

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı

Özel Hukuk Gerçek/Tüzel Kişileri

Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri

 

Şirket amacının yerine getirilebilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması

Tedarikçiler

Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri

 

Hizmetin alınabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması

Müşteriler

Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri

 

Hizmetin alınabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması

Yurtdışı

Muhasebe finans işlerinin yürütülmesi, beyannamelerin verilmesi şirket merkezine müşteri iletişim bilgilerinin gönderilmesi, e posta işlemlerinin yürütülmesi yurtdışında bulunan şirket merkezine aktarılabilmektedir.

İlgili kişinin onayı olması halinde belirtilen amaçlarla sınırlı ölçüde veri paylaşımı

 

Şirket veri aktarımını aşağıdaki amaçlarla ve hukuki sebeplere dayalı olarak gerçekleştirmektedir;

 

Amaçlar

 

§  Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

§  Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

§  Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

§  Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

§  Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

 

Hukuki Sebepler

 

1.      Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi

2.      Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması

3.      Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması

4.      Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması

5.      Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması

 

6.       VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir.  İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

·         Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Politika’nın 2.2. bölümünü inceleyiniz.

·         Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Politika’nın 4. Bölümünü inceleyiniz.

·         Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizi işlenmesine ilişkin şartları incelemek için lütfen Politika’nın 3.2 ve 3.3. bölümüne bakınız.

·         Veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:

     Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

     Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

     Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

     Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

     Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

     Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

     İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,

     Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, https://www.etel.com.tr/ den ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Şirketimize iletebilirsiniz.  Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

Şirket, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Şirket gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

Şirket tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.

Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; Şirket tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.

 

7.       KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya veri sahibinin talebi üzerine Şirket, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

 

8.       KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR

Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:

-          Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

-          Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

-          Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç̧ teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

-          Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş̧ kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

-          Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Aşağıda sayılan durumlarda Şirket tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

-          Kişisel veri islemenin suç̧ işlenmesinin önlenmesi veya suç̧ soruşturması için gerekli olması.

-          İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş̧ kişisel verilerin işlenmesi.

-          Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

-          Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

 

 

EK-1: TANIMLAR

TANIM

 

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir.

Kişisel Sağlık Verisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi.

Veri sahibi/ İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi

Kişisel Veri İşleme Envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu Gebze Gaz’ın kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

KVK Kanunu

24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Anayasa

2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kurumu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Politika

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

Şirket / Gebze Gaz

Gebze Gaz Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi

İş Ortakları

Şirket’nin ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler.

 

EK 2:

VERİ ALICI GRUPLARI

Kanunen Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları

Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlardan;

Sgk

Çsgb

Gib

Maliye

Tubitak

Kolluk Kuvvetleri

İcra Müdürlüğü

Ticaret Sicil Müdürlüğü

Noter

Vergi Dairesi

Valilik

Sanayi ve Ticaret İl Müdürlüğü,

Ticaret Sanayi Odası

İlgili kamu kurum ve kuruluşları

Gerçek Kişiler ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri